Sichere E-Mail
Der Kreisausschuss des Odenwaldkreises nutzt die sogenannte Sichere E-Mail zur sicheren Übermittlung von Nachrichten. Für detaillierte Informationen zum Abruf von E-Mails finden Sie hier eine Kurzanleitung.
Hinweise zur elektronischen Kommunikation
Zugangseröffnung
Der Kreisausschuss des Odenwaldkreises bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren bzw. Sozialverwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG) bzw. § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch (SGB I) in Verbindung mit § 2 Abs. 1 E-Government-Gesetz (EGovG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen entsprechenden Zugang eröffnet hat, wobei sich die Verpflichtung zur Eröffnung des Zugangs aus dem E-Government-Gesetz ergibt.
Der Kreisausschuss des Odenwaldkreises hat diesen Zugang unter folgenden Rahmenbedingungen eröffnet:
Nicht formgebundene (formlose) Schreiben:
Sie erreichen alle Dienststellen/Einrichtungen über die in diesem Internetauftritt jeweils genannten E-Mail-Adressen. Wenn Sie bereits mit einem Amt/Betrieb in direktem Kontakt stehen, können Sie Ihnen bekannte E-Mail-Adressen dieses Amtes/Betriebes weiter verwenden.
Bitte beachten Sie dies bei der Übermittlung personenbezogener Angaben. Es kann daher nicht sichergestellt werden, dass die E-Mails auf dem Transportweg zum Odenwaldkreis nicht von Dritten mitgelesen werden können.
Die Verantwortung für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben obliegt stets der absendenden Person.
Wir gehen jedoch im Fall der elektronischen Kontaktaufnahme davon aus, dass in diesen Fällen eine Einwilligung zur elektronischen Kommunikation der absendenden Person vorliegt und eine Antwort auf elektronischem Weg bevorzugt wird.
Wenn Sie dies nicht wünschen, sehen Sie bitte von einer elektronischen Kontaktaufnahme ab.
Wir behalten uns darüber hinausgehend im Einzelfall vor, auf elektronische Kommunikation schriftlich oder telefonisch zu antworten, wenn uns der elektronische Weg unzulässig erscheint. Nennen Sie daher bei elektronischer Kommunikation neben der E-Mail-Adresse bitte auch stets ihre Postanschrift und/oder eine telefonische Erreichbarkeit.
Formgebundene Schreiben:
Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch einfache E-Mail übermitteln. Entsprechend § 3a des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG) bzw. § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch (SGB I) kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform zwar in vielen Fällen durch die so genannte 'elektronische Form' ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein oder über einen sicheren Übermittlungsweg versandt werden muss.
Die elektronische Form kann daher derzeit nur wie folgt gewahrt werden:
De-Mail soll gemäß De-Mail-Gesetz vom 28.04.2011 einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen.
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Dokumenten. Für Vorgänge, die der Schriftform bedürfen oder eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, gilt eine absenderbestätigte De-Mail in der Sendevariante mit bestätigter sicherer Anmeldung als Schriftformersatz. Sie können Ihre an den Odenwaldkreis gerichteten Schriftstücke auf diesem Weg an folgende Adresse senden: info@odenwaldkreis.de-mail.de
Bitte bedenken Sie, dass De-Mail Korrespondenz nur zwischen registrierten De-Mail-Nutzern und nur innerhalb des De-Mail-Systems funktioniert. Eine Kommunikation zwischen De-Mail und regulären E-Mail-Adressen ist nicht möglich.
Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Bitte beachten Sie, dass Sie die De-Mail-Adressen nur erreichen, wenn Sie selber von einer De-Mail-Adresse senden.
Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo)
Der Odenwaldkreis hat für die rechtskonforme und sichere elektronische Kommunikation mit Gerichten und anderen Behörden, aber auch mit Rechtsanwälten/Rechtsanwältinnen und auch Bürgern/Bürgerinnen ein besonderes elektronisches Behördenpostfach eröffnet.
Die elektronische Form kann daher auch gewahrt werden durch Übersendung an das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) des Odenwaldkreises (an das dortige Postfach Landkreis Odenwaldkreis, SAFE-ID: safe-sp1-1450705760681-015996554).
Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen dem besonderen elektronischen Behördenpostfach und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist.
Übersendung eines von der verantwortenden Person qualifiziert signierten Dokumentes
per E-Mail
Sie können auch ein von der verantwortenden Person qualifiziert signiertes Dokument an eine einfache E-Mail-Kontaktadresse des Odenwaldkreises, vorzugsweise an die im Bescheid genannte Adresse der zuständigen Sachbearbeitung, senden.
Bitte beachten Sie, dass durch Übersendung einer gewöhnlichen E-Mail ohne qualifiziert signierten Dokumenten-Anhang die elektronische Form nicht gewahrt wird und dadurch z.B. ein formgebundener Widerspruch nicht wirksam eingelegt werden kann!
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:
- Adobe Acrobat (.pdf),
- Rich Text Format (.rtf),
- Microsoft Word (.doc),
- Microsoft Excel (.xls),
- Text (.txt)
- Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp)
- Komprimierte Dateien (.zip)
Dokumente mit Makros können nicht bearbeitet werden.
Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail gegebenenfalls nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.
In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (so genannte Makros) verwendet werden. Bei Nutzung der Zugangseröffnung, wird das Einverständnis zur Überprüfung der Daten auf schädlichen Code und Spam vorausgesetzt. Wird in den Daten ein als schädlicher Code klassifizierter Bestandteil festgestellt oder handelt es sich um eine ausführbare Datei (bspw. .exe, .bat .cmd) als Anhang einer E-Mail, werden diese Daten möglicherweise unverarbeitet gelöscht. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel Absenderadressen falsch sind, erfolgt zur SPAM-Reduktion keine elektronische Rückinformation.
Die Größe der annehmbaren E-Mails ist beschränkt auf 10 MB.
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Kreisausschuss des Odenwaldkreises und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit der zuständigen Sachbearbeitung oder mit dem Bürgerservice (06062 70-0) in Verbindung.